享读
你真的会写邮件吗?(第二弹)

小享

你真的会写邮件吗?

上回我们说到哪了?对了,我们已经讲完工作邮件的用途以及分类,今天我们来讲一下工作邮件的结构以及注意事项吧~

1工作邮件的结构

从邮件的结构看,有:1、发送地址;2、标题;3、抬头;4、正文;5、附件;6、恭祝语;7、签名档

下面介绍每部分需要注意的要点:

1
发送地址

发送地址区,有收件人、抄送人、密送人三个部分。

收件人

收件人需要处理该邮件的人,或者是通知发布的对象。

在这里注意不要一事二报,也就是一件事情不要同时申请两个领导批示;一件事情不要安排给两个人去做。

抄送人

放在抄送人里,只是让对方知会一下,他可以不回复。

如果是跨部门,需要两个领导都确认的邮件,最好只请示自己的领导,跨部门的沟通让领导去协调。

尽量不要做跨越自己部门范围请示的事情,因为你的命运主要把握在直接领导手里,别让他觉得你很难搞。

密送人

密送人其实很有用!

★不方便让别人看到在收件人列表里出现的人,可以放在密送里;

★重要的、容易忘的邮件,密送给自己一份,可以方便管理查看;

2
标题


标题是整个邮件的金字塔顶端,避免使用口语化的文字,会显得很不职业。

多次或者转发的邮件,标题上会被加上很多的RE:FW:RE:RE:RE:RE:

而且这种邮件

1、最好不要参与进去

2、非要参与的话,把标题清理清理

为什么不要参与,因为发了这么多次的邮件肯定是已经靠邮件无法解决的问题了,不如开会讨论一下,节约大家的时间,不管是当面或电话会议都好。

电话或会议之后不要忘了发一封讨论结果确认邮件

如果需要每天发一次的邮件,比如日报、例行数据发送等,建议标题这么写:【XX部】人员周计划XX-1512XX

用当日的日期开头,方便以后检索。

3
抬头

抬头也就是称呼,这里最好是按照公司文化写,有的公司文化领导就喜欢直呼名字,有的公司文化必须称呼 X 总,XX 总。

我一般是这么处理:单独写给领导的邮件直呼姓名或昵称;有第三人的时候称呼 X 总。单独写邮件,称呼 X 总,感觉对领导不够信任、不够亲切;有其他人的时候,不称呼 X 总,显得对领导不够尊重。

尤其是在创业团队里,大家没什么级别概念,内部发邮件都称呼名字。但是在对外部公司写邮件的时候,一定要把级别表明出来,这样对合作有好处。

否则外部公司的人可能会想:这特么什么破公司啊,找了一帮没级别的人跟我来谈合作,能靠谱吗?

4
正文

正文,首先要注意遵循金字塔原理,先说中心思想,再详细阐述细节。

一行内容不要超过 15 个字,字体不要太小,不要太大,不要颜色怪异。

一行字太多,有的人邮件查看是竖着的三栏,他看到的就是有很多行的文字,很可能就不仔细看了。

建议字体用宋体,颜色用黑色,强调的关键词用红色,但红色不要用太多。(P.S. 别人的名字不要用红色,别人的名字不要用红色,别人的名字不要用红色,重要的事说三遍!)

多条内容,一定要用编号排列一下,显得你非常有条理,别人读的时候效率也高。

总之,要把邮件当成是网页去设计,根据读者的体验去考虑文案和排版。

一封邮件说的事情不要太多,还是刚才说的道理,事情多了,就需要开会了。

5
附件

附件内容一定要打包加密!不要问我问什么,你们入职的时候都是签订了保密协议的,亲!

附件不要太大,这个很好理解,有的公司网速很慢,你发大附件肯定有人会想要掐死你。

附件多的时候,一定要在邮件正文里做一下附件说明:附件中是 XX,请查收

因附件较多,必须要打成压缩包发送的话,一定要在邮件正文里做一下附件说明,比如这样:

压缩包中包括:

XXXX 文档,是对 XXX 的说明

XXXX 文档,是对 XXX 的说明

XXXX 文档,是对 XXX 的说明

讲一下每个附件是干什么的,方便收到邮件的人查看。

6
恭祝语
7
签名及其他信息

恭祝语、签名及其他信息,这些都好理解,按公司的要求来就好,不多说了。

如果贵公司没有这方面的规范,你可以你一封邮件提个建议,恭喜你,又升值了哦。

撰写顺序

估计大多数人都是先写收件人,然后写标题,然后写正文,然后PIA~发送了。

这个流程在你很忙乱的时候很可能会出错,我们最好用一个容错率高的流程,像这样:

标题——>正文——>附件——>收件人

先写标题,这是整个邮件金字塔的塔尖,先写出来,不跑题。同时也防止标题遗漏,没有标题的邮件让人非常不爽,显得你非常不职业。

先不要写收件人地址,即使按错了钮,或者按错了快捷键,也不会发出去。

从流程上确保不犯错误,这就是咱普通青年的牛逼之处。

2注意事项

1
2分钟法则

★邮箱自动收邮件的时间间隔设置成 2 分钟

简单紧急又重要的事情最好 2 分钟内马上发,不要遗忘;

★邮件写好后,不要急着发,花2分钟检查一下各个细节。

2
2步法处理

第1步,定时查收邮件

★重要紧急的,2分钟处理

★重要不紧急的,马上给予回应,约定处理时间;

★其他事项标记待处理标签。

第2步,在空闲时间,集中处理待处理邮件

3
禁忌

★喝酒、吵架之后,情绪不稳定的时候,千万不要发邮件;

不要在邮件里争吵和嘲讽,谁做了谁是傻逼;

★邮件中有公司机密时,一定要仔细查看收件人,不要有不能收该信息的人。这一条请大家认真大声读三遍!

4
标点符号

“!”“?”这两个标点符号在邮件里要慎用,下面这个例子,蓝字是读者的感受,大家可以体会一下。

▶ 请问昨天说的邮件发了吗

读者感受——正常询问,疑问句,即使没有问号,也能看出来是在提问,情绪很平静。

▶ 请问昨天说的邮件发了吗?

读者感受——结合上下文语境,似乎有点反问的意思了哦。

▶ 请问昨天说的邮件发了吗??

读者感受——你急个毛啊!

▶ 请问昨天说的邮件发了吗!

读者感受——你是想说“老子耐心有限”吗?老子时间还有限呢!

▶ 请问昨天说的邮件发了吗?!

读者感受——你是想说“你他妈发还是不发”吗?老子还就不发了!

▶ 请问昨天说的邮件发了吗???????!!!!!!!!!

读者感受——这个二逼!!!!!!

一个问号还好;

两个问号,就显得非常着急,阅读者感受已经开始抵触了;

叹号,让人感觉你在质疑,你在不耐烦,对方更加反感;

问号+叹号 = 有骂人的感觉了;

一串问号+一串叹号,简直就是个没素质的流氓。

以上,就是总结的“如何写好工作邮件”,好吧,这也许不能马上让你的工资涨到3万……但是,以这种精益求精的思想去对待工作中的每一个细节,相信你一定会很快升值,新的一年已经来了,你离升值了加薪还会远吗?